2.1.0бъекты проектирования ИС и ИТ в организационном управлении

Организации, действующие в экономике страны (предприятия, фирмы, корпорации, банки, органы государственного и муниципального управления) представляют собой сложные системы. Они состоят из большого числа элементов, реализующих производственные и управленческие функции.

Будучи важнейшей функцией, управление ориентировано на достижение стоящих перед каждой системой целей, на создание условий их выполнения. До последнего времени преобладающими были цели: обеспечение устойчивости структуры, ее эффективного функционирования, поддержание установленного режима деятельности, сохранение или формирование у системы тех или иных качественных особенностей, выполнение заданных программ работы. B условиях интенсивно развивающихся рыночных отношений основной целью организации является управление бизнес-процессами на основе стоимостного подхода, в котором основополагающей целью управления компанией (фирмой) является максимизация ее стоимости, получение прибыли, в которых заинтересованы не только руководители (собственники, инвесторы, менеджеры), но и работники-акционеры компании (фирмы).

Управление как совокупность целенаправленных действий в соответствии с целью функционирования экономического объекта реализует выполнение его бизнес-процессов, т.е. создает материальные или нематериальные продукты для внутреннего или внешнего потребителя (клиента), руководствуясь при этом принципами принятия решений в конкретных ситуациях.

Формирование в сложных экономических системах эффективных управленческих воздействий, наряду с созданием соответствующих алгоритмов управления, требует обработки практически в режиме реального времени постоянно возрастающих объемов разнообразной информации, а также обеспечения непрерывного информационного взаимодействия с другими экономическими объектами. Именно этим обусловлена необходимость информатизации управленческой деятельности для повышения эффективности экономических процессов и создания налаженной распределенной сети информационно-вычислительных систем, звеньями которой являются ИС экономических объектов.

B условиях повсеместной информатизации технологический комплекс решения функциональных задач управления и подготовки управленческих решений выполняется информационной системой с автоматизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов при реализации ими их профессиональных обязанностей.

Управляющие воздействия формируются на основе накапливаемой и функционирующей в системе управления информации, а также поступающих по каналам прямой и обратной связи сведений из внешней среды. Таким образом, важнейшая проблема любой системы управления — получение информации, выполнение процедур ее обработки с помощью программных и технических средств, формирование на основе полученных сведений управляющих решений, определяющих дальнейшее поведение системы.

Поскольку информация фиксируется и передается на материальных носителях, необходимы действия человека и работа технических средств, осуществляющих сбор информации, ее запись, передачу, преобразование, накопление и хранение, поиск, обработку и выдачу интересующих пользователей результатов.

Создание ИС и ИТ — сложный процесс проектирования. Он включает частичный или полный пересмотр деятельности аппарата управления в условиях создаваемой в организации информационно-технологической среды. Поэтому целью проектирования является прежде всего разработка проектных решений, целью которых является повышение эффективности управления за счет автоматизации анализа и мониторинга производственных и хозяйственных процессов, а также подготовка проектных документов и внедрение человеко-машинной системы управления организацией на основе результатов углубленного изучения особенностей производственных, хозяйственных, финансовых и информационных процессов экономического объекта.

B процессе проектирования выявляются наиболее существенные характеристики экономического объекта, изучаются его внешние и внутренние информационные потоки, создаются математические и физические аналоги исследуемой системы и ее элементов, устанавливаются услрвия взаимодействия человека и технических средств управления. Значительное внимание уделяется детальной разработке архитектуры информационной системы в целом, а также проектных решений по отдельным ее объектам и элементам, их анализу, практической апробации и внедрению.

Используя технологический аспект рассмотрения, в ИС выделяют аппарат управления (АУ) (рис. 2.1). Оставшиеся компоненты —информационная технология (ИТ), информационная система решения функциональных задач (ИСФЗ) и система поддержки принятия решений (СППР) — информационно и технологически взаимоувязаны и составляют основу архитектуры ИС.

Рис. 2.1. Структурные составляющие AffC и ffT организации (фирмы)

Объектами проектирования ИТ являются рассматриваемые далее, обеспечивающие подсистемы, реализующие процедуры сбора, передачи, накопления и хранения информации, ее обработки и формирования результатов расчетов в нужном для пользователя виде.

Объектами проектирования ИСФЗ являются процессы автоматизации решения функциональных задач, набор которых полностью соответствует и реализует решение функциональных задач по профильной ориентации конкретной организации (промышленное, торговое предприятие, фирма, финансовое учреждение, банк, структурная составляющая органа государственного или муниципального управления). Например, применительно к промышленному предприятию (фирме) — это автоматизация решения задач управления инвестициями, оперативного управления основным производством, составления и реализации бизнес-планов, финансового менеджмента, управления качеством, логистическими процессами, бухгалтерского учета и внутреннего аудита и т.п. Создание автоматизированной банковской системы (АБС) предусматривает первоочередное проектирование основополагающей подсистемы, которая представляет собой ядро АБС и предназначено для автоматизации большинства операций бухгалтерского учета в коммерческих банках, реализации мультимедийности, работы с платежными документами, возможности расчета рублевого эквивалента и пересчета остатков при смене валют и т.п. Функционирование подсистемы взаимоувязывается с такими подсистемами, как банковское обслуживание физических лиц, обслуживание юридических лиц, обслуживание пластиковых карт, документальные операции, кассовые операции, коммунальные платежи и ряд других важных подсистем, обеспечивающих работу банковских служащих. Информатизация деятельности государственных и муниципальных органов управления, где исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов, проектирование ИСФЗ сосредоточено на создании электронного документооборота. Функциональные комплексы задач таких ИС включают разработку автоматизации документооборота и делопроизводства, подготовку документов, архивного хранения, автоматизации обмена документами между органами власти, взаимодействия органов власти с гражданами и организациями и ряд других функциональных подсистем.

Тщательно спроектированное технологическое обеспечение информационной технологии позволяет не только успешно решать функциональные задачи управления, но и в рамках СППР специалистам, менеджерам и руководителям организации проводить в интерактивном режиме аналитическую и прогнозную работу для последующего принятия решений.

Технологическое обеспечение ИТ, как правило, по составу для ИС различных экономических объектов однородно, что позволяет реализовывать принцип совместимости информационных систем в процессе их функционирования. Обязательными элементами проектируемого технологического обеспечения ИТ являются: информационное, лингвистическое, техническое, программное, математическое, организационное, правовое, эргономическое. Охарактеризуем каждое из них более подробно.

Информационное обеспечение (ИО) представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в ИС. Оно включает в себя специально организованную для автоматического обслуживания пользователей совокупность показателей, классификаторов и кодовых обозначений элементов информации, унифицированные системы документации, документопотоки, массивы информации на машинных носителях в базах, банки и хранилища данных, знаний, а также персонал, обеспечивающий надежность хранения, своевременность и качество технологии обновления информации, доступ к ней по утвержденным паролям.

Лингвистическое обеспечение (ЛО) объединяет совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения пользователей со средствами вычислительной техники. C помощью лингвистического обеспечения осуществляется общение человека с машиной. JIO включает информационные языки для описания структурных единиц информационной базы (документов, показателей, реквизитов и т.п.), языки управления и манипулирования данными информационной базы ИТ, языковые средства информационно-поисковых систем, языковые средства автоматизации проектирования ИС и ИТ, диалоговые языки специального назначения и другие языки, систему терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования автоматизированных ИС и ИТ.

Техническое обеспечение (TO) представляет собой комплекс технических средств (технические средства сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения, тиражирования информации, оргтехника и др.), обеспечивающих работу ИТ. Центральное место среди всех технических средств занимают ПК и средства связи. Структурными элементами технического обеспечения наряду с техническими средствами являются также методические и руководящие материалы, техническая документация и обслуживающий их персонал.

Программное обеспечение (ПО) включает совокупность программ, реализующих функции и задачи ИС и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств. B состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные (прикладные) программы, а также инструктивно-методические материалы по при- меневию средств программного обеспечения и персонал, занимающийся его разработкой и сопровождением на весь период жизненного цикла ИТ.

K общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и выполнения часто встречающихся вариантов обработки информации. Они позволяют расширять функциональные возможности компьютеров, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, а также автоматизировать работу программистов. Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность пакетов прикладных программ (ППП), разрабатываемых при создании ИТ конкретного функционального назначения. Оно, как правило, создается специализированными фирмами-разработчиками, продается на рынке программных продуктов и осуществляет организацию данных и их обработку при решении функциональных задач ИС.

Математическое обеспечение (MO) — совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач и в процессе автоматизации проектировочных работ. Математическое обеспечение включает средства моделирования процессов управления, методы и средства решения типовых задач управления, методы оптимизации исследуемых управленческих процессов и принятия решений (методы многокритериальной оптимизации, математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и т.п.). Техническая документация по этому виду обеспечения ИТ содержит описание задач, задания по алгоритмизации, экономико-математические методы и модели решения задач, контрольные примеры их решения. Персонал составляют специалисты в области организации управления объектом, постановщики функциональных задач, математики — специалисты по моделированию процессов управления и вычислительным методам, проектировщики ИТ.

Организационное обеспечение (OO) представляет собой комплекс документов, составленный в процессе проектирования ИС, утвержденный и положенный в основу эксплуатации. Документы, инструкции регламентируют деятельность персонала ИС в условиях функционирования ИТ, ИСФЗ и СППР. B процессе решения задач управления данный вид обеспечения определяет взаимодействие работников управленческих служб и технологического персонала ИТ с техническими средствами и между собой. Организационное обеспечение реализуется в различных методических и руководящих материалах по стадиям разработки, внедрения и эксплуатации ИС, ИТ, ИСФЗ и СППР. B частности, оно формируется при проведении предпроектного обследования, составлении технического задания и технико-экономического обоснования на проектирование, разработке проектных решений в процессе проектирования, выборе автоматизируемых задач, типовых проектных решений и пакетов прикладных программ (ППП), что отражается в технорабочей документации, а в процессе внедрения системы и ее эксплуатации корректируется и пополняется по мере расширения круга решаемых задач.

Правовое обеспечение (ПрО) представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и внедрении ИС и ИТ. Правовое обеспечение на этапе разработки ИС и ИТ включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика в процессе создания ИС и ИТ, с правовым регулированием различных отклонений в ходе этого процесса, а также обусловленные необходимостью обеспечения процесса разработки ИС и ИТ различными видами ресурсов. Правовое обеспечение на этапе функционирования ИС и ИТ включает определение их статуса, правового положения и компетенции звеньев ИС и ИТ в организации, их прав, обязанностей и ответственности персонала, порядка формирования, использования и защиты информации в ИС, процедур ее регистрации, сбора, хранения, передачи и обработки, порядка приобретения и использования вычислительной и телекоммуникационной техники и других технических средств, создания и использования математического и программного обеспечения.

Эргономическое обеспечение (ЭО) как совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования ИС и ИТ, предназначено для создания оптимальных условий высококачественной, высокоэффективной и безошибочной деятельности человека в ИТ, для ее быстрейшего освоения. B состав эргономического обеспечения ИТ входят: комплекс документации, содержащей эргономические требования к рабочим местам, информационным моделям, условиям деятельности персонала, а также набор наиболее целесообразных способов реализации этих требований и осуществления эргономической экспертизы уровня их реализации; комплекс методов учебно-методической документации и технических средств, обеспечивающих обоснование и формулировку требований к уровню подготовки персонала, а также формированию системы отбора и подготовки персонала ИТ; комплекс методов и методик, обеспечивающих высокую эффективность деятельности персонала в ИТ.

. Рассмотренные обеспечивающие подсистемы ИТ, как правило, аналогичны по составу для ИС различных экономических объектов. Другое дело набор входящих в состав ИС и определяющих содержание СППР функциональных подсистем (ИСФЗ). Их состав зависит от типа основной деятельности объектов (экономической, производственной, административной, сбытовой и т.п.), сферы их функциональной направленности (производящие продукцию того или иного вида, оказывающие услуги транспортные, финансовые, банковские, страховые и т.п.), уровней управленческой деятельности (общегосударственный, региональный, муниципальный и т.п.)

Представленная на рис. 2.1 ИС организации предназначена для решения функциональных задач и включает ИТ и аппарат управления, в расчете на сотрудников которого проектируется система информационного обслуживания. B процессе проектирования ИС учитываются требования работников среднего звена управления (специалисты- менеджеры), так как они реализуют свои функции на конкретных участках управленческой деятельности (финансовой, производственной, инвестиционной, логистической и т.п.) и являются активными участниками информационного процесса в организации.

Состав, порядок и принципы взаимодействия функциональных подсистем устанавливаются исходя и с учетом достижения стоящей перед экономическим объектом цели функционирования. Основными принципами вьщеления самостоятельных подсистем, комплексов задач и отдельных расчетов являются: относительная их самостоятельность, т.е. наличие объекта управления, наличие конкретного набора функций и соответствующих им задач, с четко выраженной целью функционирования. Особенности функциональных подсистем ИС управления организацией, возможный состав задач и технологий их решения в условиях использования современных вычислительных и коммуникационных средств рассматриваются в гл. 6—12 части II учебника.

Система подготовки принятия решений проектируется как информационная система для обслуживания экономистов, специалистов, финансовых менеджеров и руководителей верхнего звена управления организацией. СППР рассчитана на аналитическую и прогнозную работу менеджеров в режиме реального времени и использует полный набор технических, математических, программных средств и информационных ресурсов, накапливаемых в ИС. Для функционирования СППР создаются база знаний, хранилища данных, а также разрабатывается специальное программное обеспечение для моделирования анализируемых и прогнозируемых ситуаций, накопления знаний по различным аспектам управленческой деятельности.

Информационные технологии моделирования производственных и финансовых ситуаций позволяют обоснованно выбирать и минимизировать число включаемых в рассмотрение факторов и элементов, выявлять наличие одного или нескольких локальных критериев, способствующих оптимизации режима функционирования исследуемой или прогнозируемой производственной, финансовой или другой работы, согласовывать их с глобальным критерием оптимизации функционирования ИС и экономического объекта в целом.

Автоматизация моделирования изучаемых процессов, накопление опыта формирования управленческих решений требуют высокой квалификации экономистов, менеджеров.

He менее важным объектом проектирования является создание сети автоматизированных рабочих мест специалистов (менеджеров, бухгалтеров, экономистов и т.п.) и руководителей различных звеньев и уровней управления организацией. Проектирование должно обеспечить методическую, технологическую и организационную интеграцию APM специалистов и охватить весь комплекс проблем — от связанных с созданием систем распределенной обработки данных до решения эргономических вопросов.

При этом определяющим является профессиональная ориентация работника. Учитывается, например, что специалисты-менеджеры и руководители среднего звена решают главным образом задачи тактического характера — занимаются среднесрочным планированием, анализом и организацией работ в течение ограниченного временного отрезка (анализ и планирование поставок материальных ресурсов, сбыт готовой продукции, составление производственных программ и т.п.). APM такой категории работников проектируется с учетом специфических особенностей решаемых ими задач. Такими особенностями являются повторяемость в сроках (регламентированность) формирования результатных документов, четко определенные алгоритмы решения задач, использование значительного разнообразия нормативно-справочной и оперативной информации, накапливаемой и сохраняемой в информационной базе APM специалиста либо на файл-сервере корпоративной ИС.

APM руководителей верхнего уровня управления (руководителей фирм; предприятий, организаций) проектируются с расчетом решения стратегических и прогнозных задач. Такими задачами могут быть: установление стратегических целей, планирование материальных ресурсов, выбор источников финансирования, формирование инвестиционной политики и т.п. Задачи СППР имеют, как правило, нерегулярный характер, им свойственны недостаточность имеющейся информации, ее противоречивость, неточность, преобладание качественных оценок целей и ограничений, слабая форма- лизованность алгоритмов решения. Поэтому APM руководителя оснащается прежде всего программными средствами для составления аналитических отчетов произвольной формы, реализации задач математико-статистического анализа, экспертных оценок и систем, математического и имитационного моделирования, вывода результатов анализа в виде разнообразных графиков и т.п. При этом учитывается необходимость использования баз обобщенной информации, информационных хранилищ, баз знаний, правил и моделей принятия решений.

Объектом проектирования является каждое рабочее место специалиста, где очень важным оказывается не только оснащение его всеми необходимыми инструментальными средствами, но и организация интерфейса пользователя для повышения эффективности его профессиональной деятельности. APM проектируется чаще всего как узел — рабочая станция корпоративной ИС либо как локальное рабочее место специалиста.

Именно этим определяются интерфейс пользователя, состав обеспечивающих подсистем, набор специального программного обеспечения для решения функциональных задач и реализации специалистом- экономистом его профессиональных обязанностей по повышению качества и эффективности производственно-хозяйственной деятельности организации.

Современное проектирование ИС и ИТ тесно связано с поиском новых путей совершенствования самой управленческой деятельности. Имеются в виду разработка бизнес-процессов, использование инженерных подходов — инжиниринга и реинжиниринга — для формализации и моделирования процедур управления с последующим их анализом, нахождением наиболее рациональных вариантов организации бизнес-процессов. Подробно эти вопросы рассматриваются в п. 2.2.

2.2.