СИСТЕМА ОБРАБОТКИ УЧЕТНЫХ ДАННЫХ

(англ. accounting system) - система, состоящая из методов и записей, которые установлены руководством для идентификации, сбора, анализа, классификации и обобщения данных о хозяйственных операциях фирмы.

1) выдача разрешений - процедура, осуществляемая в соответствующей системе выдачи разрешений руководством на те или иные хозяйственные операции и виды деятельности;

2) отражение в учете фактов хозяйственной жизни - иными словами, все факты хозяйственной жизни должны быть зарегистрированы для облегчения подготовки финансовой отчетности и учета средств;

3) документация - разработка и использование соответствующих форм документов помогает обеспечить надлежащее отражение в учете хозяйственных операций. Для этого, например, предварительно пронумеровывают и учитывают все счета-фактуры;

4) ограничение доступа - доступ к средствам должен осуществляться в строгом соответствии с разрешениями, выданными руководством;

5) периодические независимые проверки - сверка учетных данных с физическим наличием должна осуществляться независимым лицом;

6) разделение обязанностей - позволяет заметить ошибку, намеренную или нет, как минимум еще одним лицом;

7) кадровая политика - здесь имеется в виду практика подбора специалистов, ротацию главных специалистов, контроль выполнения графика отпусков, а также оформление материальной ответственности с лицами, работающими с деньгами и ценностями, что предполагает проверку данных о материально ответственных лицах и защиту фирмы от хищений с их стороны.

Следует отметить, что система внутрихозяйственного учета, как бы хороша она ни была продумана, хороша лишь настолько, насколько хороши люди, проводящие ее в жизнь. Могут возникать различные ошибки вследствие неверной трактовки инструкций, ошибок в суждениях, невнимательности, рассеянности, утомления. Разделение обязанностей может оказаться недостаточным в случае сговора работников. В некоторых случаях затраты на создание и поддержание изощренной системы контроля могут превысить выгоды от ее функционирования.